Offres d’emploi

Vos principales responsabilités :

• Gérer l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion technique d’un portefeuille d’immeubles (déclarations de sinistres, bons de commande, demande de devis, etc.) ;
• Fixer les états des lieux d’entente avec le gestionnaire ;
• Etablir les bons de travaux ;
• Rédiger des contrats de bail et établir les avenants en collaboration avec le gestionnaire ;
• Contrôler les dossiers des locataires ;
• Suivre le traitement des résiliations courantes ;
• Gérer les sinistres avec les entreprises et suivi des dossiers ;
• Gérer les factures ;
• Traitement des courriels et classement de dossiers ;
• Relations générales avec les locataires, concierges, sociétés de nettoyage, etc.

Pour assister notre équipe PPE dans la gestion administrative et technique d’un portefeuille d’immeubles variés

• Contact avec les copropriétaires et fournisseurs

• Rédaction de la correspondance courante

• Traitement des résiliations des baux

• Traitement des factures

• Gestion des sinistres

Vos tâches principales au sein de notre Département Gérance :

• Effectuer des états des lieux d’entrée, préliminaire et de sortie

• Contacts avec nos locataires et nos propriétaires

• Coordination et suivi des travaux lors de rénovation

• Contrôles périodiques des installations techniques

• Négocier avec les entreprises et veiller à la bonne exécution des demandes

Vos tâches principales

• Etablissement des décomptes de gestion des immeubles locatifs et PPE

(en comptabilité de tiers)

• Etablissement des décomptes de chauffage

• Consolidations bancaires

• Etablissement décomptes extra-comptables

• Gestion et paiement des factures fournisseurs

• Gestions des salaires des concierges

• Traitement des demandes courantes de la clientèle

Pour rejoindre notre agence de Belle-Terre à Thônex, nous recherchons un(e) assistant(e) 360.

• Gérer l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion technique d’un portefeuille d’immeubles (déclarations de sinistres, bons de commande, demande de devis, etc.) ;
• Fixer les états des lieux d’entente avec le gestionnaire ;
• Etablir les bons de travaux ;
• Rédiger des contrats de bail et établir les avenants en collaboration avec le gestionnaire ;
• Contrôler les dossiers des locataires ;
• Suivre le traitement des résiliations courantes ;
• Gérer les sinistres avec les entreprises et suivi des dossiers ;
• Gérer les factures ;
• Traitement des courriels et classement de dossiers ;
• Relations générales avec les locataires, concierges, sociétés de nettoyage, etc.

Comptabilité PPE

• Tenue complète de la comptabilité des mandats PPE
• Gestion mensuelle du contentieux
• Comptabilisation mensuelle des factures fournisseurs, refacturation aux copropriétaires ou tiers, paiements et gestion des rappels
• Gestion des rejets liés aux encaissements QR (hebdomadaire)
• Elaboration des budgets et appels de fonds annuels (sous la supervision de la Directrice comptable)
• Etablissement des attestations fiscales à l’attention des copropriétaires (annuel)
• Déclaration de l’impôt anticipé (annuel)
• Révision comptable annuelle des comptes PPE
• Rapprochements bancaires mensuels
• Gestion des mutations des copropriétaires à la suite d’une vente ou donation
• Téléchargement hebdomadaire des factures SIG/TEF
• Ouverture de comptes bancaires PPE (courants et FDR) et paramétrage dans Quorum
• Création des mandats dans Quorum (société, immeuble, chauffage) – objets et copropriétaires crées par la gérance sous supervision
• Reprise et remise des mandats PPE (sous supervision)
• Traitement des demandes liées à la comptabilité PPE
• Tâches administratives courantes du service

Lot isolé rattaché aux PPE

• Comptabilité locative des lots isolés en gestion PPE
• Comptabilisation et paiement des factures via le module ordre permanent (mensuel)
• Refacturation aux locataires ou tiers et gestion des rappels (mensuel)
• Gestion des demandes liées à la comptabilité
• Reprise et remise des mandats

Décomptes de chauffage et frais accessoires

• Gestion des décomptes et remboursements
• Gestion des demandes liées aux décomptes de chauffage et frais accessoires

Locatif

• Remplacement lors des absences (disponibles, paiements factures)
• Appui à la comptabilité locative durant les périodes creuses de l’activité PPE

Technique

• Création et suivi des bons de travaux et demandes de devis dans QUORUM
• Correction et recherche de devis dans QUORUM
• Gestion des sinistres via QUORUM
• Planification des états des lieux ELP, ELE, ELS en lien avec le gérant technique et les entreprises
• Demande annuelle des relevés de compteurs des immeubles
• Annonces au SI (entrée/sortie)
• Commande plaquettes, clés, télécommande
• Suivi des rappels (codification en l’absence du gérant technique)
• Gestion des dossiers IDC

PPE

• Préparation des convocations, rapports d’administrateur et procès-verbaux d’Assemblée Générale via I-GERE
• Organisation logistique des Assemblées Générales (réservation de salles, envoi de documents)
• Communication avec les copropriétaires via I-GERE
• Mise à jour du programme I-GERE et gestion des accès pour les copropriétaires
• Répondre aux demandes des copropriétaires
• Gestion des listes de diffusion par e-mail et transmission aux collègues
• Présence requise aux Assemblées Générales

Administratif

• Durant l’absence de la réceptionniste (gestion courrier, réception téléphone et gestion boîte mail générale) conjointement avec la gérante administrative et location
• Durance l’absence de la gérante administrative et location => aide urgence locatif

Gestion complète d’un portefeuille d’immeubles en PPE, avec l’aide d’une assistante, sous la supervision du responsable de service.

Vos missions principales seront les suivantes :

• Tenue des assemblées générales ordinaires / extraordinaires, ainsi que les comités de gestion
• Mise en application des décisions des assemblées
• Suivi des travaux, des contrats d’entretien, des conciergeries, des sinistres du portefeuille
• Tenue des comptes et des budgets
• Contact régulier avec les copropriétaires, les entreprises
• Veille aux actualisations d’information sur notre plate-forme Rosset Connect Copropriétaires

Nous recherchons pour notre Département Gérance : Un(e) gérant(e) technique junior à 100%

• Effectuer des états des lieux d’entrée, préliminaire et de sortie
• Contacts avec nos locataires et nos propriétaires
• Coordination et suivi des travaux lors de rénovation
• Contrôles périodiques des installations techniques
• Négocier avec les entreprises et veiller à la bonne exécution des demandes
• Traiter les sinistres

• Rédiger des contrats de bail et établir les avenants en collaboration avec le gérant ;
• Contrôler les dossiers des locataires ;
• Suivre le traitement des résiliations courantes ;
• Fixer les états des lieux d’entente avec le gérant ;
• Ensemble des tâches administratives liées à la gestion technique des immeubles ;
• Relations générales avec les locataires, concierges, sociétés de nettoyage, etc.